Hệ thống POS là gì và nó hoạt động như thế nào?

Điểm bán hàng hay điểm mua hàng là nơi bạn thu hút khách hàng. Khi khách hàng thanh toán trực tuyến , đi đến quầy thanh toán của bạn hoặc chọn một mặt hàng từ quầy hàng hoặc gian hàng của bạn, họ đang ở điểm bán hàng.

Hệ thống điểm bán hàng của bạn là phần cứng và phần mềm cho phép doanh nghiệp của bạn thực hiện các đợt bán hàng đó.

Hệ thống POS hoạt động như thế nào tại một doanh nghiệp nhỏ?

Hệ thống POS cho phép doanh nghiệp của bạn chấp nhận thanh toán từ khách hàng và theo dõi doanh số bán hàng. Nghe có vẻ đơn giản, nhưng thiết lập có thể hoạt động theo nhiều cách khác nhau, tùy thuộc vào việc bạn bán hàng trực tuyến , có mặt tiền cửa hàng thực hay cả hai.

Hệ thống điểm bán hàng được sử dụng để chỉ máy tính tiền tại một cửa hàng. Ngày nay, các hệ thống POS hiện đại hoàn toàn là kỹ thuật số, có nghĩa là bạn có thể kiểm tra khách hàng mọi lúc mọi nơi. Tất cả những gì bạn cần là ứng dụng POS và thiết bị hỗ trợ internet, chẳng hạn như máy tính bảng hoặc điện thoại.

Vậy hệ thống POS làm được những gì? Thông thường, nó hoạt động như thế này:

1. Một khách hàng quyết định mua sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn. Nếu bạn có một cửa hàng thực, họ có thể yêu cầu nhân viên bán hàng gọi điện cho họ. Nhân viên đó có thể sử dụng máy quét mã vạch để tra cứu giá của mặt hàng. Một số hệ thống POS, chẳng hạn như Square Point of Sale , cũng cho phép bạn quét các mặt hàng một cách trực quan bằng camera trên thiết bị của mình. Đối với các cửa hàng trực tuyến, bước này xảy ra khi khách hàng hoàn tất việc thêm các mặt hàng vào giỏ hàng của họ và nhấp vào nút thanh toán.

2. Hệ thống POS của bạn tính giá mặt hàng, bao gồm mọi khoản thuế bán hàng. Sau đó, hệ thống cập nhật số lượng hàng tồn kho để cho biết mặt hàng đó đã được bán.

3. Khách hàng của bạn trả tiền. Để hoàn tất giao dịch mua, khách hàng của bạn sẽ phải sử dụng thẻ tín dụng, thẻ nhấn, thẻ ghi nợ, điểm khách hàng thân thiết, thẻ quà tặng hoặc tiền mặt để thực hiện thanh toán. Tùy thuộc vào hình thức thanh toán mà họ chọn, ngân hàng của khách hàng của bạn sau đó phải cho phép giao dịch.

4. Giao dịch tại điểm bán hàng được hoàn tất. Đây là thời điểm bạn chính thức thực hiện giao dịch mua bán. Việc thanh toán được thực hiện, một biên lai kỹ thuật số hoặc in sẽ được tạo và bạn giao hàng hoặc giao cho khách hàng của mình các mặt hàng họ đã mua.

Hệ thống POS thường bao gồm những loại phần cứng và phần mềm nào?

Mọi hệ thống POS đều sử dụng phần mềm POS, nhưng không phải tất cả các doanh nghiệp đều cần phần cứng POS.

Nếu bạn có một cửa hàng trực tuyến, thì tất cả các giao dịch bán hàng của bạn đều diễn ra trên trang web của bạn, vì vậy bạn không cần phần cứng POS để giúp bạn chấp nhận thanh toán. Nhưng nếu bạn có một quán cà phê, bạn có thể cần một sổ đăng ký và một đầu đọc thẻ tín dụng . Nếu bạn điều hành một xe tải thực phẩm, điện thoại hoặc máy tính bảng có thể là tất cả những gì bạn cần để xử lý đơn đặt hàng.

Tìm một POS được thiết kế chỉ dành cho doanh nghiệp của bạn

Cho dù bạn điều hành một nhà hàng, bán hàng hóa bán lẻ hay cần một máy POS đa năng cho bất cứ điều gì xảy ra tiếp theo, Huế POS có các tùy chọn để hỗ trợ giai đoạn tiếp theo của bạn.

Máy bán hàng POS

Dưới đây là tóm tắt về các loại phần cứng và phần mềm POS phổ biến, có thể giúp bạn tìm ra tổng chi phí của hệ thống POS của mình . Hãy nhớ rằng những gì bạn cần phụ thuộc vào doanh nghiệp của bạn.

Các loại phần cứng POS phổ biến

Phần cứng POS cho phép bạn chấp nhận thanh toán . Nếu bạn đang có một hệ thống POS mới, bạn nên đảm bảo rằng nó chấp nhận tất cả các hình thức thanh toán, bao gồm tiền mặt, thẻ tín dụng (đặc biệt là thẻ chip ) và thanh toán di động . Nếu điều đó có ý nghĩa đối với doanh nghiệp của bạn, hệ thống POS của bạn cũng nên in biên lai, lưu trữ tiền mặt trong ngăn kéo đựng tiền và quét mã vạch.

Danh sách phần cứng này có thể cung cấp cho bạn một nơi để bắt đầu khi bạn đang đánh giá các tùy chọn thiết lập POS của mình.

• Đăng ký : Sổ đăng ký giúp bạn tính toán và xử lý một giao dịch của khách hàng.
• Thiết bị được kết nối, chẳng hạn như iPad hoặc máy tính bảng khác : Thiết bị di động có thể là một thay thế tốt cho màn hình. Máy tính bảng có thể được nâng đỡ bằng giá đỡ, cho phép nhóm của bạn theo dõi trong và ngoài.
• Đầu đọc thẻ tín dụng : Đầu đọc thẻ cho phép khách hàng của bạn thanh toán an toàn bằng thẻ tín dụng khi đến cửa hàng, cho dù đó là thanh toán không tiếp xúc như Apple Pay, thẻ chip hay thẻ từ (magstripe).
• Két đựng tiền : Ngay cả khi bạn chấp nhận thanh toán không tiếp xúc, bạn vẫn có thể cần một nơi an toàn để giữ tiền mặt của mình. Phần mềm POS được kết nối với ngăn kéo đựng tiền có thể giảm thiểu gian lận bằng cách theo dõi chính xác thời điểm ngăn kéo được mở.
• Máy in hóa đơn: Một hóa đơn giấy cho khách hàng biết chính xác những gì họ đã mua, thời điểm họ mua và số tiền họ đã trả.
• Máy quét mã vạch : Máy quét mã vạch đọc chi tiết sản phẩm của một mặt hàng để bạn có thể bấm chuông. Đây cũng có thể là một cách nhanh chóng để kiểm tra lại giá, lượng hàng tồn kho và các chi tiết khác.

Các tính năng phổ biến của phần mềm POS

Phần mềm POS giống như trung tâm chỉ huy của bạn. Ở cấp độ cơ bản, nó cho phép bạn tìm các mục trong thư viện của mình và tăng doanh số bán hàng. Các giải pháp điểm bán hàng mạnh mẽ hơn cũng có các công cụ hữu ích như báo cáo bán hàng, phần mềm tương tác với khách hàng, quản lý hàng tồn kho, v.v. Hệ thống POS cũng đảm nhận việc chuyển tiền đến tài khoản ngân hàng của bạn sau mỗi lần bán hàng.

Xử lý thanh toán

Xử lý thanh toán là một trong những chức năng cốt lõi của hệ thống POS. Mỗi khi khách hàng mua một mặt hàng, hệ thống POS của bạn sẽ xử lý giao dịch.

Hệ thống POS có thể chấp nhận một số hình thức thanh toán khác nhau:

• Tiền mặt
• Thanh toán trực tuyến an toàn thông qua trang web Thương mại điện tử của bạn
• Thẻ tín dụng Magstripe , là thẻ mà bạn quẹt
• Thẻ chip , là thẻ tín dụng có gắn chip
• Thanh toán không tiếp xúc , có thể bao gồm thẻ không tiếp xúc mà khách hàng chạm vào hoặc ví di động (ví dụ: Google Pay hoặc Apple Pay)
• Giao dịch không có thẻ , xảy ra khi khách hàng của bạn và thẻ tín dụng của họ không thực sự ở trước mặt bạn, vì vậy bạn phải nhập thông tin thẻ tín dụng của họ theo cách thủ công. Điều này cũng xảy ra khi khách hàng nhập chi tiết thanh toán của họ trong khi thanh toán trực tuyến.

Quản lý hàng tồn kho

Phần mềm quản lý hàng tồn kho cho phép bạn theo dõi tất cả các sản phẩm của mình. Một số phần mềm kiểm kê tự động có thể kết nối với dữ liệu bán hàng của bạn và cho bạn biết khi một mặt hàng sắp hết.

Báo cáo POS

Báo cáo POS cung cấp cho bạn một cái nhìn nhanh chóng về số tiền bạn đang bán và kiếm được. Với các báo cáo rõ ràng, bạn có thể bán được nhiều hơn và đưa ra các quyết định kinh doanh tốt hơn.

Quản lý nhân sự

Phần mềm quản lý nhóm cho bạn biết khi nào nhân viên của bạn đang làm việc và hiệu quả hoạt động của họ. Nhóm của bạn cũng có thể sử dụng nó để đếm thời gian ra vào và một số loại phần mềm có thể cấp quyền để nhân viên có thể truy cập vào một số tác vụ nhất định.

Quản lý quan hệ khách hàng (CRM)

Một công cụ CRM gắn liền với phần mềm POS cho phép bạn xem khách hàng của mình đã mua gì và khi nào họ mua. Kiến thức này giúp bạn cá nhân hóa dịch vụ truyền thông, tiếp thị và khách hàng của mình.

Biên lai

Biên lai giúp xử lý khoản hoàn trả dễ dàng hơn vì có một đường dẫn kỹ thuật số hoặc giấy được kết nối với mặt hàng đã mua. Chúng cũng có thể làm cho doanh nghiệp của bạn trông bóng bẩy hơn.

Hỗ trợ tiền boa

Đối với các nhà hàng và các chuyên gia dịch vụ, tiền boa có thể là một phần quan trọng trong việc được trả tiền. Các giải pháp POS cho phép khách hàng thêm tiền boa kỹ thuật số trong quá trình thanh toán, khiến nhiều khả năng họ sẽ boa hơn.

Bây giờ bạn đã hiểu rõ hơn về các hệ thống POS, bạn đã sẵn sàng tìm giải pháp POS phù hợp cho doanh nghiệp của mình, bất kể bạn bán ở đâu hoặc ở đâu.